Поскольку документы служат для отображения реальных действий, то, как и действия, документы бывают приходными и расходными, товарными и денежными. Например, приходный товарный документ называется приходная накладная. С его помощью в ТЦУ отражается приход товара на склад. Соответственно, расходный товарный документ есть расходная накладная. С его помощью отражается расход товара со склада.
Все документы обладают общими характеристиками:
- Приход либо расход.
- Номер документа.
- Дата документа.
- "От кого…".
- "Кому…"
- Сумма.
Для денежных документов этих сведений оказывается вполне достаточно, но товарные документы должны содержать еще и перечни товаров.
Проводка и откат документов.
Следует также заметить, что все документы, когда они создаются, находятся в состоянии Отложен. Чтобы документ совершил действие, его необходимо провести. В процессе проводки документа ТЦУ читает его содержимое и вносит в базу данных необходимую информацию. После этого документ уже нельзя ни редактировать, ни удалять. Чтобы отменить проводку документа, необходимо выполнить обратное действие – откат документа. В этом случае ТЦУ произведет отмену всех операций по данному документу и он снова перейдет в отложенное состояние.